Dropshipping jako model biznesowy zdobył popularność w epoce cyfrowej, zapewniając przedsiębiorcom możliwość prowadzenia sprzedaży online bez konieczności magazynowania towarów. Chociaż model wydaje się prosty, wiąże się z licznymi wyzwaniami w zakresie księgowości i rozliczeń podatkowych wymagającymi dogłębnej znajomości polskich przepisów. Kluczowe znaczenie ma rozróżnienie dwóch podstawowych modeli dropshippingu:
- pośrednictwo handlowe, gdzie przedsiębiorca pobiera prowizję za swoje usługi i podlega stawce ryczałtu 8,5%,
- sprzedaż we własnym imieniu, kiedy faktycznie następuje zakup i odsprzedaż towarów – w tym wypadku stawka to 3% ryczałtu lub zasady ogólne,
- dobór formy opodatkowania – skala, podatek liniowy czy ryczałt może diametralnie zmienić wysokość obciążeń podatkowych.
Ryczałt nie pozwala na odliczanie kosztów (np. zakupu towarów), co dla wielu firm okazuje się niekorzystne. W zakresie podatku VAT przedsiębiorcy mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego do kwoty 200 tys. zł rocznie (od 2026 r. limit rośnie do 240 tys. zł), ale wykluczone ze zwolnienia są m.in. komputery, elektronika oraz kosmetyki. Dokumentacja księgowa i poprawna ewidencja faktur ma zasadniczy wpływ na prawidłowość rozliczeń podatkowych dropshippingowych firm.
Podstawowe modele dropshippingu i ich klasyfikacja podatkowa
- 1 Podstawowe modele dropshippingu i ich klasyfikacja podatkowa
- 2 Podatek dochodowy w dropshippingu – formy opodatkowania i optymalizacja
- 3 Podatek VAT w dropshippingu – obowiązki i zwolnienia
- 4 Księgowanie i dokumentacja transakcji w dropshippingu
- 5 Praktyczne aspekty prowadzenia księgowości w dropshippingu
- 6 Podsumowanie – klucz do skutecznej księgowości dropshippingowej
Model pośrednictwa handlowego
W tym modelu przedsiębiorca nie staje się właścicielem towaru – jedynie pośredniczy pomiędzy dostawcą a nabywcą. Umowa sprzedaży zawierana jest bezpośrednio pomiędzy klientem a dostawcą, a przedsiębiorca zarabia wyłącznie na prowizji. Przychód stanowi różnica między kwotą pobraną od klienta a wypłaconą dostawcy; taka działalność rozliczana jest jako usługa pośrednictwa.
W tym modelu nie występują koszty zakupu towaru, nie ma obowiązków celnych ani magazynowania – przedsiębiorca nie importuje towaru na własny rachunek. Najważniejsza dokumentacja to faktury prowizyjne, które upraszczają prowadzenie ksiąg.
Model sprzedaży we własnym imieniu
Tu przedsiębiorca formalnie kupuje towary od dostawcy i odsprzedaje klientowi końcowemu, mimo że towar nie trafia fizycznie do własnego magazynu. Dochodzą wtedy dwa kontrakty: zakupowy z hurtownią i sprzedażowy z klientem. Dochód stanowi całkowita kwota zapłacona przez klienta, a koszt to udokumentowany zakup towaru. Przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność wobec klienta, w tym dotyczącą rękojmi i reklamacji.
Działalność ta klasyfikowana jest jako dostawa towarów i wymaga dokumentowania faktur zakupowych od dostawcy i sprzedażowych do klienta. W przypadku importu spoza UE przedsiębiorca bywa importerem, co rodzi dodatkowe obowiązki celne oraz VAT.
Najważniejsze różnice między modelami dropshippingu przedstawia poniższe zestawienie:
| Model | Księgowanie | Przychód i koszt | Obowiązki celne | Stawka VAT/ryczałt |
|---|---|---|---|---|
| Pośrednictwo | Faktury prowizyjne | Tylko prowizja; brak kosztów zakupu | Brak | 8,5% ryczałt/23% VAT – usługi |
| Sprzedaż własna | Faktury zakup/sprzedaż | Cała sprzedaż minus koszt zakupu | Obowiązki celne i VAT przy imporcie | 3% ryczałt/stawka VAT jak dla towaru |
Podatek dochodowy w dropshippingu – formy opodatkowania i optymalizacja
Dla działalności dropshippingowej dostępne są trzy główne formy opodatkowania. Poniżej przedstawiam ich kluczowe cechy:
- Skala podatkowa – podatnik płaci 12% do 120 000 zł dochodu, powyżej tego progu 32% od nadwyżki; pozwala na odliczanie kosztów, istnieje kwota wolna od podatku 30 000 zł, przysługują ulgi rodzinne i możliwość rozliczeń z małżonkiem, składka zdrowotna 9% od dochodu,
- Podatek liniowy – stała stawka 19% bez względu na dochód, koszt uzyskania przychodu można odliczać, brak kwoty wolnej i większości ulg podatkowych, składka zdrowotna 4,9% od podstawy,
- Ryczałt ewidencjonowany – rozliczenie od przychodu (bez możliwości odliczenia kosztów), stawka zależna od modelu dropshippingu — 8,5% dla pośrednictwa, 3% dla sprzedaży towarów, składka zdrowotna 9%.
W modelu, gdzie dominuje zakup i odsprzedaż towaru, skala lub liniówka zazwyczaj okazują się korzystniejsze ze względu na możliwość odliczenia kosztów zakupu. Wybór ryczałtu może być opłacalny wyłącznie w modelu czysto prowizyjnym lub przy bardzo niskim udziale kosztów własnych.
Podatek VAT w dropshippingu – obowiązki i zwolnienia
W zależności od skali działalności i branży można skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Oto jego najważniejsze warunki:
- limit 200 000 zł obrotu netto (od 2026 r. – 240 000 zł),
- dotyczy zarówno pośrednictwa, jak i sprzedaży własnej,
- wyłączenia obejmują sprzedaż m.in. komputerów, elektroniki, kosmetyków,
- posiadanie statusu czynnego podatnika VAT daje prawo do odliczeń podatku naliczonego,
- zwolnienie podmiotowe nie daje prawa do takich odliczeń.
Wyboru opodatkowania VAT warto dokonywać w zależności od struktury klientów (B2C/B2B) oraz rodzaju asortymentu.
Rozliczenia VAT w handlu międzynarodowym
Handel zagraniczny bywa szczególnie skomplikowany. Ważne są:
- progi sprzedaży na odległość do innych krajów UE (standardowo 10 000 euro na całą Unię),
- konieczność rejestracji na VAT w kraju nabywcy po przekroczeniu progu,
- import z krajów trzecich zawsze podlega VAT – od 2021 roku każda przesyłka do UE jest opodatkowana bez względu na wartość,
- sposób rozliczenia: VAT OSS lub VAT iOSS (Import One Stop Shop),
- przy sprzedaży przez platformy typu marketplace, często VAT rozlicza operator platformy.
Księgowanie i dokumentacja transakcji w dropshippingu
Poprawne prowadzenie ksiąg rachunkowych w dropshippingu opiera się na precyzyjnym dokumentowaniu każdego zakupu oraz sprzedaży. Brak prawidłowych dokumentów lub ich złe wystawienie może skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi. Warto rozważyć wykorzystanie programów księgowych integrujących się z platformami e-commerce oraz zapewniających automatyczny import dokumentów.
Charakterystyka dokumentacji dla wybranych modeli dropshippingu:
| Model | Dokumentowanie kosztów | Ewidencja przychodów |
|---|---|---|
| Pośrednictwo | Tylko koszty operacyjne (np. prowizje, usługi IT) | Faktury prowizyjne, ewidencja prowizji |
| Sprzedaż własna | Faktury zakupowe (towar, cło, transport, itp.) | Faktury lub paragony sprzedażowe |
Systematyczna archiwizacja oraz kontrola kompletności dokumentów księgowych jest wymagana przez przepisy — przedsiębiorca musi przechowywać je przez minimum 5 lat.
Praktyczne aspekty prowadzenia księgowości w dropshippingu
Przed podjęciem decyzji o samodzielnym prowadzeniu księgowości bądź powierzeniu jej biurze rachunkowemu warto przeanalizować następujące kwestie:
- koszty usługi księgowej kontra czas niezbędny na samodzielne prowadzenie dokumentacji,
- aktualność wiedzy dotyczącej prawa podatkowego,
- wielkość i specyfika skali działalności (handel krajowy vs międzynarodowy),
- dostęp do dedykowanych narzędzi informatycznych,
- bezpieczeństwo i ograniczenie ryzyka błędów księgowych.
Automatyzacja procesów księgowych (integracje e-commerce, rozpoznawanie faktur, automatyczne raporty VAT/JPK) znacząco zwiększa wydajność i bezpieczeństwo finansów firmy.
Najczęstsze wyzwania i rozwiązania w księgowości dropshippingowej:
- Diversyfikacja walut – wdrożenie automatycznego przeliczania kursów przez systemy księgowe,
- Przepływy pieniężne – regularne monitorowanie i planowanie płynności finansowej firmy,
- Kontrola wewnętrzna – wprowadzenie minimum dwóch osób do autoryzacji płatności, ciągła kontrola raportów bankowych i sprzedażowych, stosowanie podwójnej autoryzacji wydatków;.
Każda procedura księgowa powinna być regularnie weryfikowana i aktualizowana w odpowiedzi na zmiany przepisów lub modelu biznesowego.
Podsumowanie – klucz do skutecznej księgowości dropshippingowej
Sukces dropshippingu wymaga właściwego doboru modelu działalności, formy opodatkowania oraz dbałości o precyzyjną, bieżącą dokumentację. Prostsza struktura pośrednictwa będzie optymalna dla początkujących, natomiast sprzedaż własna lepiej przysłuży się rozwijającym się firmom z dużą skalą i międzynarodowym zasięgiem. Ścisłe przestrzeganie przepisów VAT, korzystanie ze specjalistycznych programów księgowych oraz implementacja skutecznych procedur kontroli wewnętrznej stanowią fundament dla stabilności finansowej i bezpieczeństwa podatkowego w dropshippingu.