Niepoinformowanie pracodawcy o zwolnieniu lekarskim stanowi poważne naruszenie obowiązków pracowniczych, co może prowadzić do istotnych konsekwencji prawnych oraz finansowych. Choć elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) są automatycznie przekazywane pracodawcy, ustawodawca wciąż nakłada na pracownika obowiązek osobistego powiadomienia przełożonego o przyczynie swojej nieobecności. Zaniedbanie tego obowiązku grozi utratą prawa do zasiłku chorobowego, karami porządkowymi, uznaniem nieobecności za nieusprawiedliwioną bez prawa do wynagrodzenia, a w rażących przypadkach – nawet natychmiastowym zwolnieniem dyscyplinarnym. Sąd Najwyższy wielokrotnie wskazywał, że brak zgłoszenia nieobecności to ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, mogące być podstawą zwolnienia w trybie dyscyplinarnym.
Podstawy prawne obowiązku informacyjnego
Obowiązek ten opiera się na szeregu przepisów, których faktyczna znajomość jest niezbędna. Kluczowym aktem prawnym jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, które podtrzymuje obowiązki pomimo automatyzacji procesu przez e-ZLA.
Zgodnie z paragrafem 2 tego rozporządzenia, pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie oraz przewidywanym okresie nieobecności, jeśli jest on znany lub możliwy do przewidzenia. Przepis ten dotyczy zarówno planowanych zabiegów medycznych, jak i sytuacji, w których zwolnienie lekarskie można przewidzieć z wyprzedzeniem. W sytuacji planowanego skorzystania z opieki medycznej pracownik zobowiązany jest poinformować o tym przełożonych jeszcze przed nieobecnością.
W przypadku nagłych zdarzeń zdrowotnych, obowiązek pracownika to niezwłoczne powiadomienie pracodawcy o przyczynie oraz przewidywanym czasie absencji. Powinno to nastąpić najpóźniej do drugiego dnia nieobecności w pracy, co jest terminem nieprzekraczalnym ustawowo.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje jednoznacznie, że elektroniczne zwolnienie (e-ZLA) – mimo że jest automatycznie przesyłane – nie zwalnia pracownika z osobistego powiadomienia przełożonego. Różnica wynika z funkcji tych narzędzi – e-ZLA to narzędzie administracyjne, a osobiste powiadomienie służy sprawnej organizacji pracy.
Kodeks pracy, art. 108, uprawnia pracodawcę do nakładania kar porządkowych za nieprzestrzeganie organizacji i porządku pracy, a art. 52 § 1 pkt 1 daje podstawy do najpoważniejszych konsekwencji, jak rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie ciężkiego naruszenia obowiązków.
Procedury i terminy powiadomienia
Poprawne powiadomienie pracodawcy o zwolnieniu lekarskim to klucz do uniknięcia negatywnych konsekwencji. Rozporządzenie z 1996 roku wyraźnie rozróżnia procedury i tryb informowania dla przypadku nieobecności planowanych oraz nagłych. Od charakteru nieobecności zależy zarówno termin, jak i forma zawiadomienia.
W przypadku planowanej nieobecności z powodu leczenia, pracownik musi uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym czasie nieobecności odpowiednio wcześniej. Dotyczy to m.in. zaplanowanych zabiegów, operacji czy badań lekarskich. Dzięki wcześniejszemu powiadomieniu firma może lepiej zorganizować zastępstwa oraz zminimalizować zakłócenia w codziennej działalności.
Nieobecności nagłe, jakie często mają miejsce w przypadku nagłego pogorszenia stanu zdrowia, rządzą się precyzyjnymi ramami czasowymi. Pracownik musi niezwłocznie przekazać informację o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności, lecz nie później niż w drugim dniu absencji. Oznacza to drugi dzień kalendarzowy od momentu, w którym powinien był pojawić się w pracy, a nie od daty wystawienia zwolnienia.
Sposób przekazania informacji zależy od tego, jak określa go regulamin pracy u pracodawcy. Gdy nie ma szczegółowych wytycznych, pracownik może skorzystać z następujących rozwiązań:
- osobiste poinformowanie pracodawcy lub przekazanie informacji przez inną osobę,
- powiadomienie telefoniczne bądź za pośrednictwem e-maila lub SMS,
- przesłanie zawiadomienia pocztą – wówczas decyduje data stempla pocztowego.
Przesłanie zawiadomienia pocztą to forma równoważna prawnie pozostałym metodom. Przepisy zapewniają tu zabezpieczenie przed konsekwencjami opóźnień niezawinionych przez pracownika. Każda z tych form jest właściwa, jeśli gwarantuje rzetelne i terminowe przekazanie informacji.
Konsekwencje finansowe i administracyjne
Niepoinformowanie pracodawcy o zwolnieniu lekarskim otwiera drogę do poważnych konsekwencji finansowych, w tym ryzyka utraty prawa do zasiłku chorobowego. Przysługuje on każdemu pracownikowi niezdolnemu do pracy z powodu choroby i wypłacany jest przez ZUS lub pracodawcę – zależnie od okresu absencji. Celem tego świadczenia jest częściowa rekompensata utraconego wynagrodzenia.
Utrata prawa do zasiłku grozi pracownikowi, który zaniedba powiadomienia pracodawcy we wskazanym terminie. Mimo że e-ZLA automatycznie trafia do ZUS i pracodawcy, brak obowiązkowego zgłoszenia jest naruszeniem procedury, mogącym być podstawą odmowy wypłaty świadczenia. Pracodawca może odmówić wypłaty wynagrodzenia chorobowego za pierwsze dni zwolnienia – finansowane ze środków zakładu pracy – jeśli nie otrzymał powiadomienia zgodnie z przyjętymi zasadami.
W przypadku, gdy ZUS stwierdzi to naruszenie, może również odmówić wypłaty zasiłku chorobowego pracownikowi.